Der Schiedsrichter ist die oberste Instanz im Wettkampfgericht beim Schwimmsport, aber er ist abhängig von vielen weiteren Leuten, die die ordnungsgemäße Durchführung erst möglich machen wie den Wenderichter oder auch den Protokollführer. Der Protokollführer ist vor allem für den Schriftverkehr und die Durchführung der Rennen verantwortlich und zuständig.
Eine wesentliche Aufgabe besteht darin, die gemessenen Zeiten per Hand oder dem Ausdruck der elektronischen Zeitmessanlage mit der gemeldeten Reihenfolge beim Zieleinlauf gegenüberzustellen. Passt die Reihenfolge, dann legt er die endgültige Reihenfolge fest und das Ergebnis ist damit offiziell. Wenn es hingegen Widersprüche gibt, muss er dies dem Schiedsrichter sofort melden, der dann die notwendigen Entscheidungen trifft.
Bei Finalläufen ist es Sache des Protokollführers, die Bahnenverteilung festzulegen. Diesen Vorschlag gibt er an den Schiedsrichter weiter, der sie bestätigen muss. Auch beim Staffelrennen ist er involviert, weil ihm werden die Namen der Teilnehmerinnen und/oder Teilnehmer genannt. Diese Nennung hat schriftlich zu erfolgen.
Wenn es zu Entscheidungen des Schiedsrichters kommt, dann sind diese zu protokollieren. Das gilt auch für Entscheidungen nach Einsprüche oder ähnlichen Vorgängen. Außerdem legt der Protokollführer nach Ende des Wettkampfs einen Wettkampfbericht an, in dem alle wesentlichen Informationen enthalten sind. Dieser Bericht muss abschließend vom Schiedsrichter unterzeichnet werden.
Somit sind die Aufgaben des Protokollführers hauptsächlich mit der schriftlichen Abarbeitung der Rennen in engem Zusammenhang zu sehen, aber auch bei den Rennen selbst ist er involviert. Doch wie bei allen anderen Funktionären ist die letzte Entscheidung beim Schiedsrichter zu sehen, das gilt selbst für das Unterschreiben und damit Freigeben des Wettkampfprotokolls.
Betrachtet man ein Schwimmrennen, dann wird man vielleicht noch den Starter wahrnehmen, der den Startschuss erteilt, um das Rennen zu beginnen, aber all die anderen Leute wird man kaum erkennen oder als wichtig betrachten. Die Zeit läuft aber nicht von alleine, es braucht ein entsprechendes System und einen dafür zuständigen Zeitnehmer.
Dazu gibt es noch weitere Aufgaben rund um das Schwimmen, auch abhängig von der Art des Bewerbs. Der Wenderichter beurteilt die richtige Vorgehensweise im Wasser, wenn am Ende der Bahn die Richtung gewechselt wird. Der Schiedsrichter ist für den gesamten Ablauf zuständig und wird noch von weiteren Funktionären unterstützt wie dem Zielrichter und dem Schwimmrichter. Der Protokollführer ist für das Niederschreiben der Aktionen und Vorkommnisse zuständig.
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